대한민국 NO.1 비즈니스 라이팅 강사 백승권의 실전 보고서 강의록 이론과 실재를 겸비한 보고서의 교과서
보고서는 다른 글쓰기와 달리 명백한 법칙과 매뉴얼이 있습니다. 한마디로 ‘루틴routine’한 글쓰기의 세계입니다. 회사의 실정에 맞는 법칙과 매뉴얼을 정하고, 그것을 모든 직원이 체화할 수 있도록 교육과 워크숍을 진행하면 됩니다. 그렇게 되면 좋은 보고서와 나쁜 보고서의 기준이 상관의 주관적 기호나 취향이 아니라 법칙과 매뉴얼이 됩니다. 기준점과 목표점이 분명해야 향상하고 발전할 수 있습니다. 조직 전체의 보고서 수준을 높일 수 있는 가장 효율적인 방법이 바로 이것입니다. --- p.6
보고서를 쓰는 이유는 여러 가지입니다. 어떤 일을 시작하기 위해, 어떤 상황이나 결과를 알리기 위해, 어떤 자료나 정보를 공유하기 위해, 어떤 사업을 제안하기 위해 보고서를 씁니다. 이런 일들은 모두 아이디어→기획→제안→회의→검토→실행→결과→평가 등 의사결정 과정을 통해 진행됩니다. 이 일련의 의사결정 과정은 결국 어디로 향하는 것일까요? 최고 의사결정권자의 판단을 향하고 있습니다. --- p.46
여러분들은 사과를 파는 상인입니다. 사과를 사러온 소비자는 여러분들의 상관, 대표 등 의사결정권자입니다. 여러분은 이 사람들에게 두 가지 방식으로 사과를 팔 수 있습니다. 첫째 오일장 방식. 의사결정권자가 내 보고서를 샅샅이 훑어봐야 자신이 필요한 내용을 찾을 수 있습니다. 둘째 대형마트 방식. 의사결정권자가 내 보고서 전체를 보지 않아도 카테고리에 따라 필요한 내용을 찾을 수 있습니다. 우리는 어떤 방식으로 보고서를 써야 할까요? --- p.119
내용은 글의 정체성입니다. 글을 통해 전하고자 하는 의도, 메시지입니다. 내용은 늘 새로워야 합니다. 인용하는 경우를 제외하고 내용은 가급적 반복하지 않는 것이 좋습니다. 내용을 되풀이하는 것은 무의미하고 나태한 일입니다. 비윤리적으로 반복하면 표절 시비로 이어집니다. 내용은 이런 특성을 갖고 있기 때문에 정형화, 패턴화할 수 없습니다. … 형식은 정형화, 패턴화할 수 있습니다. 글쓰기에서 형식에 주목해야 하는 이유가 여기에 있습니다. 정형화, 패턴화가 불가능한 ‘내용’이 아니라 그것이 가능한 ‘형식’으로 글쓰기 방법을 찾아야 합니다. 그것이 현명하고 효과적입니다.
보고서, 모두 잘 쓸 수는 없지만 모두 잘 써야 하는 것
직장인이라면 알 것이다. 직장인 업무의 3분의 1가량이 문서 작성과 관련된 일이다. 하지만 보고서를 비롯한 문서 작성에 대해 정식 교육을 받은 직장인들은 극소수다. 보고서는 직장 선배의 어깨너머로 배우고 상사에게 깨져가면서 하나씩 익혀가는 것이 됐다.
회사의 업무는 보고서에서 시작해서 보고서로 끝난다. 기획보고서로 프로젝트가 시작되고, 회의가 있을 때마다 회의보고서를 작성한다. 중간중간 진행 상황을 알리는 상황보고서를 작성하고, 외부 지원과 협조가 필요할 때는 제안서나 공문을 작성한다. 그리고 프로젝트가 마무리된 후에는 결과보고서를 작성하고, 언론사용 보도자료를 작성한다. 경우에 따라선 SNS도 관리해야 하고, 특별한 행사를 해야 한다면 행사기획보고서도 써야 한다.
보고서는 회사 생활의 알파이자 오메가다. 누군가 일을 잘하는지 못하는지 판가름하는 가장 쉽고도 정확한 척도가 보고서다. 보고서를 잘 쓴다는 것은 업무를 완전히 파악하고 있다는 뜻이고, 업무 추진의 방향을 제대로 제시할 줄 안다는 것이다. 그런 상황에서 자신의 글솜씨 탓을 하며 보고서 작성을 다른 이에게 미룰 수는 없는 것이다.
직장인 모두 보고서를 잘 쓸 수는 없다. 하지만 모두 잘 써야만 한다. 잘 쓴다는 것은 개인 차원의 능력이지만, 잘 써야만 하는 것은 조직 차원의 당위이다. 보고서를 어떻게 썼느냐에 따라 조직 운영의 향방이, 나아가 회사의 운명이 결정된다. 따라서 보고서 작성은 개인이 아니라 조직 차원에서 접근해야 한다. 조직 차원에서 보고서 작성에 관한 시스템과 매뉴얼을 만들어 개인의 능력을 넘어 누구나 일정한 수준의 보고서를 쓸 수 있게 해야 한다.
보고서 작성의 6가지 패턴
보고서는 일기, 시, 소설, 자서전과는 다르다. 자신만의 개성이 두드러지는 글이 아니라 정확한 목적에 따라 일정한 형식을 갖춰 작성되는 글이다. ‘루틴routine’한 글의 세계다. 회사마다 자신들의 상황에 맞게 법칙과 매뉴얼을 정하고 그것을 직원들에게 가르치면 된다.
이 책에서 저자는 보고서 작성에는 특별한 패턴이 있다고 강조한다. 그 6가지의 패턴을 따라 보고서를 작성하면 개인의 글솜씨와는 무관하게, 완성도 높은 보고서를 작성할 수 있다. 글에는 정답이 없지만, 보고서의 길에는 분명한 정답이 있다. 일정한 시간과 노력을 들이면 누구나 어느 정도 수준의 보고서를 작성할 수 있다.
커스터마이징 : 의사결정권자 중심으로 써라
보고서에는 분명한 독자가 있다. 반면에 시와 소설, 수필에는 특정한 독자가 없다. 10대 학생이 읽을 수도 있고, 50대 CEO가 읽을 수도 있다. 그런 글에서는 글을 쓰는 자기 자신이 중심에 있으면 된다. 자신의 취향에 따라 글을 쓰고 독자가 그에 맞춰 읽는 것이다.
보고서는 자신의 생각과 감정을 표현하는 ‘표현적 글쓰기’가 아니다. 특정한 목적에 따라 특정한 인물(조직)과 소통하기 위한 ‘소통적 글쓰기’다. 따라서 보고서의 관건은 독자의 반응이다. 소통적 글쓰기의 중심에는 독자가 있고, 그 독자는 바로 보고서를 읽고 판단을 내릴 의사결정권자다. 결국 보고서는 의사결정권자의 현명한 판단을 이끌어내기 위해 쓰는 것이다.
보고서에 익숙하지 않은 직장인은 보고서를 작성할 때 자신이 일한 순서대로 작성한다. 정작 보고서의 독자인 상사는 그것보다 결과를 중요시한다. 의사결정권자를 중심에 놓고 보고서를 작성하면 보고서의 내용과 구성뿐 아니라 단어, 문장, 표현도 달라진다. 보고자의 이해와 편견이 아니라 사실과 의견이 명확하게 구분되어야 하며, 육하원칙에 따라 주장하는 바가 명확하게 드러나야 한다.
핵심 요약: 짧을수록 좋다
거의 모든 회사가 ‘짧은 보고서’를 강조하고 있다. 『The One Page Proposal』이라는 책이 출간되어 베스트셀러에 오른 지도 20년 가까이 되었다. ‘한 장짜리 보고서One Page Report(OPR)’나 ‘한 장짜리 제안서One Page Proposal(OPP)’를 강조하는 이유는 분명하다. 핵심만 명확하게 전달하라는 것이다. 보고서를 짧게 쓰는 것을 강조하는 이유는 조직의 가장 큰 자산인 의사결정권자의 시간을 아낄 수 있기 때문이다. 의사결정에 드는 시간을 줄이면 업무의 효율성이 높아진다. 윈스턴 처칠은 제2차 세계대전이 눈앞에 닥친 시기에 총리에 취임하고 3달 뒤에 보고서를 핵심만 짧게 쓰라는 편지를 내각 구성원에게 전했다. 보고서는 핵심 포인트를 짚어 짧고 정확하게 써야 한다.
보고서의 핵심은 용건과 이유·근거다. 용건은 보고서가 전하려고 하는 결론과 주장이다. 이유·근거는 용건을 뒷받침하는 역할을 한다. 핵심을 요약하려면 용어를 단순화하고, 불필요한 수식을 제거해야 한다. 화살표나 도형으로 문장을 대체할 수도 있다.
두괄식 : 일의 순서와 판단의 순서는 다르다
보고서는 독자의 이해와 판단을 효율적으로 이끌어내기 위해 쓴다. 감동을 주기 위한 극적인 효과보다는 건조하더라도 명확한 상황을 제시하는 것이 우선이다. 톱다운 방식에 따라 목표를 제시한 뒤 실행방안을 설명해야 한다. 두괄식으로 용건을 제시한 다음 그 이유와 근거를 펼쳐야 한다.
글을 읽을 때 우리의 인지력과 주의력은 시간에 따라 나빠진다. 게다가 사람들은 다른 사람이 쓴 글을 처음부터 끝까지 다 읽지 않는다. 보고서에서 중요한 것은 보고서의 독자가 보고서의 용건을 파악하는 것이다. 중요한 용건을 앞부분에 배치해야 집중력이 높을 때 보고서에 담긴 내용과 주장을 정확하게 파악할 수 있다.
카테고리: 대형마트 방식으로 분류하라
업무용 글쓰기에서 가장 중요한 것은 효율성과 정확성이다. 의사결정권자가 원하는 내용을 찾아 읽기 위해 보고서를 뒤적거리게 해서는 안 된다. 명확한 설계에 맞춰 분류된 카테고리에 따라 필요한 내용을 간편하게 찾아볼 수 있어야 한다. 정확한 분류와 카테고리는 중복과 누락을 방지하는 기능도 한다. 비슷한 수준의 내용을 6-7개 이상 나열하면 집중력이 흐트러진다. 이를 다시 2-3가지로 묶어 카테고리화해야 한다. 카테고리는 보고서를 통해 전달할 내용을 유사한 속성이 있는 것들낄 묶고 그 위에 적절한 이름표를 부착하는 일이다. 업무용 세계에서 카테고리는 읽는 사람만 납득한다면 얼마든지 자의적으로 나눌 수 있다. 적절한 분류는 보고서의 완성도를 높여준다.
개조식: 조각이 아니라 구조를 보여줘라
보고서는 일반적인 글과 달리 문장 앞에 1, 2, 3과 같은 숫자나 I, II, III 같은 로마자,°, -, ●등의 부호(약물)를 붙이고, 조사나 종결어미를 생락할 수 있다. 완성된 문장이 아니라 키워드 중심의 문장이다. 이를 개조식 문장이라 한다. 개조식 문장은 시간을 아끼고 필요한 정보만 제시하기에 적합하다. 짧은 시간에 집 전체를 보여주기 위해서는 서술식보다는 개조식이 편리하다.
개조식 문장의 본질은 단순히 조사와 종결어미를 생략하고 부호를 쓴다는 것이 아니다. 키워드 중심의 표현은 보고 내용의 구조화와 언어의 경제화, 효율성을 극대화하기 위한 수단이다. 언어의 뉘앙스가 아니라 내용과 결론에 집중하도록 하는 것이다.
직관성과 설득력: 읽는 글과 보는 글의 차이
글은 전달 방식에 따라 ‘읽는 글’과 ‘보는 글’로 나눈다. 읽는 글은 개념, 논리, 설명, 추론에 의지한다. 반면에 보는 글은 직관에 의지한다. 광고 카피처럼 단 한 문장으로 머릿속에 그림이 그려져야 한다. 보고서는 보는 글이다. 차분히 앉아서 읽어내려가는 것이 아니라 회의실에서 혹은 보고자를 앞에 세워두고 읽어야 한다. 그렇기에 한눈에 직관적으로 내용이 들어와야 한다.
선경후정, 먼저 경치를 보여주고 그 뒤에 정취를 읊는 한시의 기본 기법이다. 보고서도 이와 마찬가지다. 먼저 보여준 뒤에 설명해야 한다. 효과적으로 내용을 보여주기 위해 편집 용지부터, 글자 크기, 서체뿐 아니라 통계 자료나 시각자료를 활용하는 것도 좋다.
형식에 맞춘 실전 보고서 작성 연습
이 책의 3장 ‘보고서는 형식이다’는 잘 작성된 보고서를 모범으로 삼고, 잘못 작성된 보고서를 실패 사례로 삼아 보고서 작성 연습을 하도록 구성되어 있다. 또한 신문 칼럼 등의 기본 텍스트를 제시해 그것을 중심으로 보고서를 작성하는 ‘텍스트를 이용한 보고서 작성 연습’을 실어 워크북의 형식을 지니고 있다.
보고서는 제목부터 개요, 추진배경, 현황, 문제점, 해결방안 등 구성 요소에 따라 각기 다른 형식이 있다. 이 책에는 보고서의 각 구성요소에 따른 작성 원칙, 기본 논리와 형식, 종류별 작성 방법과 팁이 담겨 있다. 중간중간 실제 보고서 사례를 살피며 제목을 다는 방법, 개요를 설정하는 방법 등 기본적인 작성 방법을 구체적으로 알려준다.
실제 언론 보도와 보고서 사례를 실어 저자의 첨삭을 통해 더 효과적인 보고서 작성 방법을 구체적으로 살핀다. 저자가 제시하는 방법에 따라 실제로 보고서 작성 방법을 연습하면 어느새 보고서의 달인이 되어 있는 자신의 모습을 발견할 수 있을 것이다.
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